jueves, 3 de noviembre de 2011


BLOQUE II. CONTROLA LOS EXPEDIENTES DE ACUERDO CON LOS REQUERIMIENTOS Y LINEAMIENTOS DE LA EMPRESA DE MANERA MANUAL Y/O ELECTRÓNICA.
2.1 CONTROL

CONCEPTO.

BURT K. SCANLAN


. El control tiene por objeto cerciorarse de que hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.


ROBERT ECKLES, RONALD CARMICHAEL Y BERNANS SARCHET

. Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para ciertos objetivos.


Herry Fayol.

Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificar e impedir que se repitan nuevamente.


ELEMENTOS DEL CONCEPTO
Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación.


Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.


Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores.



TIPOS DE CONTROL

Control preliminar.


Este control tiene lugar antes de principiar operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. La consistencia en el uso de las políticas y procedimientos es promovida por los esfuerzos del control.


Control concurrente.


Este control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades, según ocurran.



Control de retroalimentación



Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras del estándar aceptable.


REQUISITOS DE UN BUEN CONTROL

Corrección de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de planeación, organización o dirección.

Previsión de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeación, organización o dirección.


ETAPAS Y PROCEDIMIENTOS DEL CONTROL


Reglas del proceso de control. Hay que distinguir, ante todo, los pasos o etapas de todo control:

1. Establecimiento de los medios de control.

2. Operaciones de recolección de datos.

3. Interpretación y valoración de los resultados.

4. Utilización de los mismos resultados.
La primera, y la última de estas etapas son esencialmente propias del administrador.


La segunda, ciertamente es del técnico en el control de que se trate.

La tercera, suele ser del administrador, con la ayuda del técnico.


Entre la innumerable variedad de medios de control posibles en cada grupo, hay que escoger los que puedan considerarse como estratégicos.

1. ¿Qué mostrará mejor lo que se ha perdido o no se ha obtenido?

2. ¿Qué puede indicarnos lo que podría mejorarse?

3. ¿Cómo medir más rápidamente cualquier desviación anormal?

4. Qué informará mejor "quien" es responsable de las fallas?

5. ¿Qué controles son los más baratos y amplios a la vez?

6. ¿Cuáles son los más fáciles y automáticos?

Los sistemas de control deben reflejar, en todo lo posible, la estructura de la organización:

1) La organización es la expresión de los planes, y a la vez un medio de control. Cuando el control "rompe" los canales de la organización sistemáticamente, distorsiona y trastorna ésta. Vgr: los reportes que se obliga a los obreros, entre otros, que entreguen a contabilidad u otro departamento de control "directamente", tienden a distorsionar la organización.

2) Además, los mismos controles pierden eficacia. Vgr: muchas veces el dato escueto no sirve, pues necesita de la interpretación o adiciones que debe hacerles el jefe de cada departamento, que es quien tiene la visión general del mismo.


REGLAS DEL PROCESO DEL CONTROL


Al establecer los controles, hay que tener en cuenta su naturaleza y la de la función controladora, para aplicar el que sea más útil.
1. Para determinar la naturaleza de los controles, servirá la siguiente clasificación de los medios de control: Puramente personales, vgr: supervisión, revisión de operaciones, entre otros.
2. Para lo que se refiere a la "naturaleza de la función controladora", ubique lo que se refiere a "los medios de control".
Los controles deben

ser flexibles. Cuando un control no es flexible, un problema que exija rebasar lo calculado en la previsión, hace que, o bien no pueda adecuadamente la función, o bien se tienda a abandonar el control como inservible.

Muchos están en contra del empleo de controles, precisamente por su inflexibilidad. Por ello es tan útil el empleo de los presupuestos flexibles. En ellos se registran en forma gráfica sobre el eje de las ordenadas, los gastos fijos, como rectas horizontales, y las variables proporcionales, como líneas oblicuas. En el eje de las abscisas se señala el número de unidades producidas, vendidas, etc. Con ello se puede calcular el costo de producción, venta, etc., que corresponde a cada número de unidades. Así, en el ejemplo usado, el costo de producir 1.000 unidades será de $15.000; el de 3.000 será de $22.000, etcétera.
Los controles deben

reportar rápidamente las desviaciones. El control de tipo "histórico", mira hacia el pasado. De ahí que, muchas veces, cuando reporta una desviación o corrección, ésta es ya imposible de realizarse. Los controles, por el contrario, deben actualizarse lo más que se pueda.

Deben tener preferencia, por ello, los tipos de control que tienen "preestablecida" su norma o estándar, aunque éste sea aproximado, p.e. presupuestos, pronósticos, estimaciones, etcétera.
Los controles debe ser

claros para todos cuantos d algunas manera han de usarlos. De ahí la necesidad de limitar "tecnicismos". Su empleo exagerado suele ser la tendencia natural que se da en los "especialistas", como un medio de "hacer valer su puesto". Pero la verdadera manera de lograrlo, es obteniendo el máximo efecto del control, y éste no se dará, si todos los que han de emplearlo, no lo entienden perfectamente.

Por la misma razón, debe cuidarse de estar instruyendo permanentemente sobre la necesidad de los controles y sobre su táctica y terminología, a quienes han de intervenir en su operación.
Los controles deben llegar lo más

concentrados que sea posible a los altos niveles administrativos, que los han de utilizar. Regularmente este proceso casi siempre resulta caro porque siempre la utilización de gráficas para el control, ya sean simples líneas, gráficas de Gantt, de punto de equilibrio, etc. Nótese además el beneficio de poder aplicar las técnicas de la estadística.

Los controles deben

conducir por sí mismos de alguna manera a la acción correctiva. No sólo deben decir "que algo está mal", sino "donde, por qué, quien es el responsable, etcétera".

EL CONTROL COMO SISTEMA Y SUS CARACTERISTICAS

Sistema ( del latín systema, proveniente del griego σύστημα) es un objeto compuesto cuyos componentes se relacionan con al menos algún otro componente.

En la utilización de los datos deben seguirse un sistema.
Sus pasos principales serán:
1. Análisis de los "hechos".
2. Interpretación de los mismos.
3. Adopción de medidas aconsejables.
4. Su iniciación, y revisión estrecha.
5. Registro de los resultados obtenidos.
Es indispensable no confundir "los hechos", con su interpretación valorativa.


El control puede servir para lo siguiente:


1. Seguridad en la acción seguida (como el director de una nave que, aunque no tenga que variar el rumbo, usa instrumentos para asegurarse de que el rumbo es el debido).
2. Corrección de los defectos.
3. Mejoramiento de lo obtenido.
4. Nueva planeación general.
5. Motivación personal.


LA IMPORTANCIA DEL CONTROL EN LAS EMPRESAS.

El control es de vital importancia dado que:


Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.
Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.

Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.




Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.

Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

BIBLIOGRAFIA:

MUNCH. GARCIA, FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN, Editorial TRILLAS, Edición 8ª, México, reimpresión 2010.


http://sistemas.itlp.edu.mx/tutoriales/procesoadmvo/tema6_4.htm


http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml#regl